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课题

客户的现状

公司员工经常把文件遗忘在多功能数码机或打印机上造成信息泄露。员工经常使用多功能机打印彩色照片或小说等大量与工作无关的文件。

客户的问题

  • 由于无法获知谁进行了复印/打印,复印/打印量是多少,因此很难采取用纸削减措施。
  • 各部门、各用户、各机器的实际复印/打印量无法被掌控。
  • 打印件任意留置在多功能机输出盘中,需要定期进行处置。
  • 明明只想打印第一页,却因误操作而打印了全部页面,浪费纸张。
  • 在打印不想被他人看到的信息时,得急急忙忙跑到打印机前。
  • 谁都可以任意使用彩色复印/打印功能,但很多资料其实无需使用彩色。

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解决方案

加强管理未经授权使用,保护个人打印的安全

  • 可以设置限制,从而只有使用IC卡认证的用户才能够使用该多功能设备。能够防止信息泄露给那些未经认  证的无IC卡用户。此外,也可以对单个功能进行限制,例如复印、打印、传真、扫描、彩色或黑白。
  • 只有经IC卡读卡器认证的IC卡用户才能在多功能设备的操作面板上查看他们的文件,并释放打印作业。然 后他们可以当场取走文件。打印机上将再也不会有无人照管的文件。
  • IC卡支持基于多功能设备(内部审计)和外部认证服务器(AWAA/LDAP)的用户管理认证。
    *AWAA-ApeosWare Authentication Agent(ApeosWare 认证代理程序)

在多功能设备或打印机上管理文件

  • 用户不再需要使用身份密码访问多功能设备或打印机。当IC卡读卡器扫描到停留在它正面的卡时,就能完 成认证。有两种认证模式——'Touch & Use (刷后即用)'和'Set & Use(卡在才可用)',它们可以防止用户遗留文件,并防止未经授权者使用。
  • IC卡读卡器支持经常使用非接触式卡,这种卡通常也可作为员工的身份证或出入证,如MIFARE和FeliCa卡。有了这种灵活性,用户就不必携带多张卡。使用一张卡便可以执行认证操作。
  • 身份认证可以使用非接触式卡,也可以键入员工号,或身份密码(对非员工)。IC卡读卡器也支持多种格式 的卡混合使用。此功能可以在同一台设备上同时使用多种类型的非接触式卡。

改善成本管理和用户跟踪能力

  • 管理员可以使用AWAS收集网络上所有多功能设备或打印机的复印/打印/扫描/传真日志,并根据每个部门使用的会计模式生成统计报告。此功能要求配有AWAS。
    *AWAS-ApeosWare Accounting Service(ApeosWare 审计服务)

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效果

  • 通过保密打印来减少浪费

  • 过期的作业将被自动删除
  • 使用日志的收集和统计

  • 彩色复印/打印限制

  • 修改打印作业的属性

  • 强化信息安全

  • 促进无纸化

  • 提高系统管理员的操作便利性